مهارات التفويض | ازاي تفوض المهام صح
ترتبط الإدارة والقيادة مع مفهوم التفويض، ولذلك نجد أن التفويض أحد أهم الأسرار في العمل الإداري والمؤسسي الذي يجعل من الشخص يحقق ويلبي بعض من نقاط القيادة الصحيحة للموظفين أو الكادر الذي يقودهم.
مفهوم التفويض. أهميته ومتى يجب التوقف عنه
في هذا المقال سنتكلم عن مجموعة من النقاط وهي كالتالي :
1- تعريف القيادة والإدارة والتفويض.
2- علاقة القيادة والإدارة مع التفويض.
3- أهمية التفويض.
4- التفويض مفاهيم متعلقة.
5- متى تتوقف عن التفويض.
نبدأ بالكلام عن كل نقطة بالتفصيل:
1- تعريف القيادة والإدارة والتفويض:
جميعنا نريد أن نصل إلى قمة هرم النجاح المؤسسي سواءاً أكنا مدراء أو موظفين عاديين، ولكن ليس كل شخص يمكن أن يصل إلى النجاح بسهولة، حيث أن هذا الأمر يتطلب اتباع استراتيجيات معينة من قبل إداري الأعمال، وأحد أشهر هذه الأمور والاستراتيجيات مايسمى التفويض وهنا سنعرف معناه وعلاقته بالنجاح والإدارة.
القيادة: هي قيام الشخص بلعب دور القدوة للفريق بحيث يؤثر في الفريق ويحفزهم على إنجاح العمل الفردي الذي ينفع ويُكامل عمل المجموعة.
الإدارة: هي القدرة على تحقيق الأهداف والرؤى بناءاً على خطط واستراتيجيات دقيقة ومتزامنة، وباستغلال الموارد المتاحة.
التفويض: إن التفويض في علم الإدارة وأساسيات القيادة يعني أن يتم إعطاء المسؤولية والسلطة للموظف وذلك بهدف استغلال قدراته من أجل التخفيف من عبء المهام التي تقوم بها الإدارة.
وكذلك تم تعريفها بأنها: أن يقوم المدير والمسؤول الإداري بتوزيع بعض المهام الإدارية الموكلة إليه بغرض القيام بها دون أي حاجة للرجوع إليه وقت الحاجة في هذه المهام والمسؤوليات.
التفويض أيضاً: هو قيام الرئيس الإداري والمسؤول بالسماح القانوني لأحد الموظفين بممارسة أحد الاختصاصات والمسؤوليات التي تكون ضمن مهامه ومسؤولياته وذلك من أجل تخفيف الضغط عليه، والذي يساعد على تسهيل وتخفيف الأعباء الإدارية والمسؤوليات التي تقوم بها والتي تجعل مستوى التركيز الإداري أعلى ومهامه أكبر وأثقل.
كما أن التفويض يتضمن عملية إشراك للموظف في المسؤوليات مع بقاء السلطة الأعلى للمفوض وهو المدير الإداري، وذلك تحت الرقابة والتوجيه المباشر.
الطريقة الأمثل في التفويض هي:
يأتي اختيار الموظف الأكفء لمهمة ما وتفويضه للقيام بها في طريقة منهجية وفق مراحل وهي:
1- يجب أن يتم عمل تحديد وتوضيح لكل الأهداف التي يجب أن يتم تفويضها بدقة.
2- يجب أن يتم توصيف وتوضيح لكل الأدوار التي يجب أن يتم تفويضها أيضاً.
3- يجب بعدها توضيح كل الكفاءات والخبرات والمهارات التي يمتلكها الفريق لكل عضو في الفريق من أجل حسن التفويض.
4- وبعد ترتيب كل شيء سوف يتم بعدها البدء في تفويض المهام لكل عضو في الفريق أو المؤسسة، طبقاً لطبيعة الهدف ووفقاً أيضاً لكفاءات العضو ومهاراته.
2- علاقة القيادة والإدارة مع التفويض:
إن التفويض من أهم الخطوات والاستراتيجيات في الإدارة الجيدة والقيادة الإبداعية فلا يوجد قائد مبدع ولا مدير جيد إلا ويستخدم التفويض في إدارة المهام والأعمال التي يتكفل بها، ولذلك وجب عليهم تطبيق هذا المفهوم باختيار الأشخاص الذين يستطيعون تنفيذ المهام بشكل أفضل من غيرهم.
في التفويض لا يمتلك المفوض كل السلطات وإنما جزء بسيط منها فقط ويتم الإشراف المباشر من قبل المدير الإداري.
يعتبر التفويض أحد أفضل الطرق التي من خلالها يمتلك العمل الإداري والقيادي خصائص كثيرة ومنها سرعة إنجاز المهام وكفاءة الإنجاز بتوزيع المهام بشكل واضح وسليم ولأصحاب الكفاءة.
بعض من مهام الإدارة :
تتعدد مهام الإدارة، والتفويض واحد من أهم مهام الإدارة، والإدارة والقيادة ليست شيء سهل وبسيط فهي عملية معقدة وتتضمن عدة امتدادات و مهام كثيرة وهذه المهام تنطوي ضمن عملية موحدة تساعد في بناء العمل المؤسسي أو الجماعي.
قد تجري بعض الأمور التي ليست في الحسبان نتيجة لتصرفات خاطئة وغير صحيحة من قبل الإدارة، وتقسيم المهام يجب أن يكون وفق دراسة وخطة واضحة المعالم والاستراتيجيات.
يجب على المدير دائماً أن يهتم بنفسه ومظهره لأن المدير ليس مدير للآخرين فقط بل وأيضاً مديراً لنفسه، والاهتمام أيضاً بالتفكير والتنظيم وضبط العلاقات.
ويجب أيضاً موازنة الحياة وترتيبها وفق خطة واضحة وموزعة بدقة على كل الأمور الحياتية , والتي يجب أن تخلق التوازن بين العمل والراحة والمنزل والأهل وغيرهم.
3- أهمية التفويض:
للتفويض أهمية كبيرة من نواحي كثيرة، تتضمن أهمية مباشرة للموظف المفوض للقيام بمهمة ما، وكذلك للمدير المسؤول والذي يقوم بعملية التفويض والتوجيه، ولا يمكن لمدير إداري ناجح إلا أن يقوم بعملية التفويض من أجل أن يتم أداء المهام الإدارية بكفاءة أعلى وبخبرات أكبر إن كانت موجودة ضمن المؤسسة أو بطريقة خارجية وأيدي خارجية، ومن أهمية التفويض مايلي :
1- يعتبر من أهم الأساليب والأسباب التي تساعد المدير على تفادي التركيز الإداري والشمولية المطلقة بكل السلطات في يد الرئيس وبقيامه المباشر بها، حيث أن المدير الإداري قد لا يكون لديه كل الخبرات و ليس له القدرة على التركيز على المهام وبالتالي فإن التفويض يساعد في تقسيم المهام وترتيبها وتخفيف الضغط الإداري.
2- تخفيف الضغط يساعد الإدارة في مراجعة الأمور التي توكل إليها والتي يجب أن تقوم بها وبالتالي دراستها بكل كفاءة مع فحصها بشكل جيد.
3- يساعد التفويض في المحافظة على أوقات الإدارة بالمسؤوليات الإدارية الأعلى والتي بدورها ترفع من قيمة الإدارة وسلطتها وقوتها.
4- تنفيذ الإجراءات بسرعة بدون تسويف أو تأخير.
5- يساعد المفوض في اكتساب الثقة بالنفس وتطوير الإمكانيات والقدرات المنوطة التي يتحملها هذا المفوض.
4- التفويض مفاهيم متعلقة:
1- القائد: يعتبر القائد هو الشخص الذي يقود الفريق ويتحرك به نحو إنجاز الأعمال في وقتها وبكل كفاءة وقدرة، وهو الشخص الذي قد يكون الأنسب والأجدر ضمن مجموعة، أو المجموعة الأكفأ ضمن مجموعات معينة , ويشير الخبراء إلى أنه يجب أن يكون القائد من الأشخاص أصحاب المسؤوليات والقدرة العالية، والخبرة وتحمل النتائج واتخاذ القرارات بطريقة صحيحة وسليمة.
ويجب ومن اللازم أن يراعى في القائد أن يكون من أصحاب القدرات والوجاهات ولديه اعتبارات فنية ومهارات قيادية وخبرات وقدرة على الاقناع وشجاعة وإصرار ونجاح وخبرة، وأن يتمتع بالقدرة على اتخاذ القرارات الصائبة في الوقت المناسب.
2- الموظفون المساعدون: هناك موظفين يكونون تحت سلطات الإدارة العليا ويساعدون في تولي مهمة الاستشارة والقيادة وحماية القرارات وكذلك يساعد الإدارة في تفويض بعض المسؤوليات والقرارات، وأيضاً إعداد خطة العمل والعمل على تنفيذها.
3- المفكرون والمستشارون: إن الإدارة العليا تتطلب في بعض الأحيان وجود مفكرين ومستشارين يساعدون في بناء واتخاذ القرارات وفق استراتيجيات وتكتيكات واضحة.
4- الاجتماعيين: يتعلق الاجتماعيون في مهام إدارية وتربطهم بالتفويض علاقة قوية حيث وأن كل مهام التواصل مع المؤسسات الأخرى وكذلك مع الموظفين لزيادة حماسهم والقدرة والتماسك داخل أعضاء الفريق وكذلك من يقومون بربط وتنسيق المهام والتواصل مع المؤسسات الأخرى المحيطة بالمؤسسة وبيئتها.
لذلك فإن العمل الذي يراد له النجاح يجب أن يكون بتكاتف الأفراد في المؤسسة والعمل المؤسسي ولذلك يجب على الموظفين والأفراد أن يضعوا في الاعتبار موضوع التفويض وخصوصاً الادارة من نواحي كثيرة، والزمن في بعض الأحيان يعتبر عامل مهم في المؤسسة والتفويض يساعد على اطالة الزمن وتقليل المخاطر والاحتمالات الغير جيدة من تأخير وسوء ترتيب وتنظيم.
5- متى تتوقف عن التفويض :
تختلف الأدوار في وقتها وأسبقية تفويضها عن بعضها ومن نواحي أخرى ولكن المهم في الأمر هو أن الأدوار الروتينية مثل عمليات إدارة عمليات المؤسسة وعمليات إدارة الموظفين هي التي يجب أن يتم عمل تفويض لها، وذلك لأن تفويضها يجب أن يتم لتسهيل عمل القائد وذلك لأنه لا يناسبه التعامل مع العمليات اليومية والروتينية.
يجب أن تتوقف عن التفويض في حالات كثيرة من أهمها مايلي :
اذا كان الفريق والمسؤول عن القيام بمهمة ما مشغولاً بمهام كثيرة أخرى ولا يوجد في الفريق من يستطيع أن ينوب محله في القيام بهذه المهمة ومن هو أكفأ منه فيها.
اذا كانت المهمات والمسؤوليات اساسية وجزء من الصلاحيات العليا، التي يجب أن يتم عملها من قبل الإدارة نفسها بدون إطلاع بقية الفريق.
نقص الثقة لدى شخص من الفريق قد يكون سبباً في سوء التفويض وعدم الاستفادة القصوى منه ولذلك وقتها يجب أن يتم التوقف عنه.
في هذا المقال وضحنا كل ما يتعلق بالتفويض وعلاقاته وارتباطاته مع القيادة الجيدة , ومايجب ان يقوم به مدير الفريق من حسن تفويض المهام بطريقة جيدة وتقسيم الأدوار بأسلوب ممنهج , شكراً لكم لقراءة المقال يرجى مشاركة المقال مع اصدقائك للاستفادة منه.
شاهد ايضا
* التدمير الذاتى وكيف تتغلب عليه بطرق بسيطة
* تنوى الإنتقال إلى بلد أخر إذا اليك هذه التعليمات احرص عليها
* تحديات المستقبل وكيف تعلمى طفلك مهارات التحدى
* طرق بسيطة نخلصك من الإسراف وتعلم الإدخار من الراتب
* تهوى الفن وتعشقه وتريد أن تتعلمه وتتقنه تابع هذه الخطوات البسيطة
وفى النهاية ندعوكم لمشاهدة فيديو عن
مهارات التفويض | ازاي تفوض المهام صح
ولمشاهدة الفيديو على قناة اليوتيوب الزر باللأسفل شاهد باليوتيوب اضغط هناأو يمكنك مشاهدة الفيديو مباشر بالضغط على الصورة
http://dlvr.it/SQJK80
